Sådan skaber du den perfekte PowerPoint præsentation

Slides fra PowerPoint er verdens mest benyttede hjælpemiddel til en præsentation. Ifølge Microsoft er der i dag mere end 500 millioner PowerPoint brugere på kloden, og det antages, at der hver dag laves ca. 30 millioner PowerPoint præsentationer.

Slides – et visuelt hjælpemiddel

Slides – hvad enten de er lavet i PowerPoint, Keynote eller lignende programmer – bør visuelt understøtte eller løfte den mundtlige præsentation. Det gøres typisk ved brug af tekst, billeder og anden grafik, der passer til formidlerens mundtlige budskaber. Derved opnås, at formidleren påvirker tilhørerne på flere måder, så de lettere kan huske præsentationens indhold.

Uanset formål med præsentationen bør slides bidrage til overblik, indlevelse, oplevelse, overraskelse eller dokumentation.

Når hjælpen udebliver – eller ’PowerPoint Suislide’
Desværre sker det ofte, at synergien mellem slides og den mundtlige fremstilling udebliver. Jeg gætter på, at du som tilhører også har oplevet præsentationer, hvor slides …

• fungerer som manuskript, der læses op – punkt for punkt, slide efter slide
• afslører indhold et punkt ad gangen, så du til begynder at gætte på, hvor mange punkter, der er på hver slide
• har meget tekstindhold, der skal læses for at det giver mening
• viser et skema eller dokument, der umuligt kan læses – men alligevel bliver gennemgået i detaljer
• har tekst, der bliver ulæselig pga. billedet, figuren eller grafen bagved

Og du kan sikkert fortsætte listen med eksempler på (dårlige) effekter, for lille skrift, forkerte farver m.v., der alle stjæler din opmærksomhed fra formidlerens præsentation.

Formålet styrer: ’Ballroom, boardroom or classroom’

Der findes mange bud på ’Den perfekte PowerPoint præsentation’ – og størstedelen af disse har fokus på at minimere og fokusere indhold på hver slide. Men hvorfor er det stadig sjældent, at vi ser præsentationer med disse ’perfekte’ slides?

En delforklaring er manglende bevidsthed om, at præsentationens formål har stor betydning for brug af slides. Behov for indhold på slides vil variere alt efter, om de skal bruges til en ’ballroom, boardroom or classroom’ præsentation.

• Ballroom præsentationen skal primært underholde eller informere, og her bør slides spille ’ping pong’ med formidleren typisk ved brug af fotos, grafik og få ord – altså med slides, der typisk foreslås til ’Den perfekte PowerPoint præsentation’
• Til boardroom eller conference room præsentationer vil slides indhold lægge større vægt på fakta, argumenter og anbefalinger, da de ofte udleveres som handouts
• Slides til undervisning – eller classroom – bør være en blanding af ballroom og boardroom stilen

En støtte – ikke en krykke

En anden forklaring er, at slides udvikles forkert allerede under forberedelsen af præsentationen. Dette sker af grunde som:

• for lidt tid til at lave slides – arbejdet undervurderes eller udskydes til sidste øjeblik
• hele præsentationen laves i sidste øjeblik, så slides fyldes med manuskriptlignende punktopstillinger – slide efter slide
• slides skal bruges som handouts, så indhold skal give mening, når slides efterfølgende læses
• formidler laver selv slides (- og ikke alle har talent for design af grafisk materiale)
• slides skal overholde et firmadesign, der begrænser mulighed for at optimere slides til præsentationen

Formidleren kan forbedre disse faldgruber ved at ændre lidt på arbejdsgangene:

1. Opprioriter arbejdet med at udvikle slides. Tænk allerede på hvordan slides kan styrke budskaberne, når præsentationen udvikles. Lav generalprøve på præsentation med slides og andre visuelle virkemidler – input vil altid forbedre det endelige resultat
2. Slides fra præsentationen må ALDRIG bruges som handouts! Skal der udleveres slides, så start med at udvikle dem – og fjern derefter unødig tekst til slides der bruges i præsentationen. I princippet skal slides som visuelt hjælpemiddel kun give mening sammen med formidlerens mundtlige fremstilling
3. Slides må ALDRIG blive et manuskript – eller værre endnu et dokument/notat til udlevering, et såkaldt ’slideoment’. Skriv evt. et ’white paper’ til at supplere præsentationen
4. Få slides vurderet og evt. optimeret af personer med kompetencer for grafisk design.
5. Når firmadesign skal overholdes, bør anbefalingerne i punkt 2 følges

Den perfekte PowerPoint præsentation

Som beskrevet vil en række faktorer påvirke, hvornår slides virker bedst. Diskussionen om ’Den perfekte PowerPoint præsentation’ vil fortsætte og opfattelsen af, hvordan slides optimeres, vil forandre sig og udvikles efter tidens trends. Jeg har her beskrevet nogle anbefalinger, der generelt vil udvikle slides der understøtter eller løfter den mundtlige præsentation.

I mit næste indlæg vil jeg samle nogle af de bedste anbefalinger til, hvordan du kan optimere dine slides grafiske udtryk.